Voor cliënten die vallen onder de Jeugdwet is er een dossierplicht, dat betekent dat er altijd persoonsgegevens worden vastgelegd. Voor overige cliënten geldt dat verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overkomst. Met andere woorden, de Zorgverlener moet namens Foss & Partners persoonsgegevens verwerken in een dossier, om goed werk te kunnen leveren. Persoonsgegevens worden zo min mogelijk, maar zo veel als nodig geregistreerd en uitgewisseld. Zorgverleners werken open met de cliënt, zij bekijken steeds of persoonsgegevens moeten worden geregistreerd en met welk doel. 

Personen die bij Foss & Partners ‘in zorg’ zijn, zijn in de regel personen met een geldige verwijzing (beschikking) van de een verwijzer (in de regel de gemeente). Foss & Partners verzamelt de benodigde gegevens en slaat de verzamelde gegevens (zoals wij die van de verwijzer ontvangen) op in het cliëntvolgsysteem dat voldoet aan alle wettelijk gestelde eisen. Dit zijn enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de begeleiding door Foss & Partners. Begeleiders van Foss & Partners kennen een geheimhoudingsplicht. Alleen de begeleider(s) die specifiek aan de cliënt zijn gekoppeld kunnen cliëntgegevens inzien. De backoffice van Foss & Partners monitort het cliëntvolgsysteem en bewaakt of de juiste personen zijn gekoppeld aan de specifieke cliënt. Mocht de gekoppelde, vaste begeleider om welke reden dan ook de begeleiding niet voort kunnen zetten (tijdelijk of permanent) dan zal Foss & Partners de cliënt informeren en vragen om toestemming zodat de benodigde gegevens kunnen worden gekoppeld aan een nieuwe begeleider. Indien de continuïteit van de dienstverlening is het gedrang is, kan de directie inzage hebben en aanpassingen verrichten aan het cliëntdossier. 

Voor het verstrekken van informatie over cliënten aan andere instanties vraagt Foss & Partners toestemming. Alleen in uitzonderlijke situaties, als de veiligheid van de cliënt of die van anderen in gevaar is, kan Foss & Partners gegevens aan anderen verstrekken zonder toestemming (zie hiervoor ook de meldcode). De cliënt wordt daarover zo snel mogelijk geïnformeerd. Foss & Partners werkt open, transparant en samen met de cliënt. Gegevens worden alleen vastgelegd en uitgewisseld voor zover noodzakelijk voor passende dienstverlening.

Foss & Partners heeft een aantal aanpassingen doorgevoerd in de website, de communicatie, het registratie systeem en de dossiervorming. Hiermee voldoen wij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Een cliënt van Foss & Partners mag te allen tijde zijn of haar gegevens opvragen middels het aanvraagformulier en het laten zien van legitimatie. Minderjarigen, jonger dan 16 jaar oud hebben toestemming nodig van gezaghebbende ouders/verzorgers. Cliënten hebben recht op correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens. Zij mogen Foss & Partners vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan wanneer hun persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt. Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen. Een verzoek om correctie of verwijdering van gegevens kan worden geweigerd, op het moment dat: De gegevens wettelijk moeten worden bewaard; Het bewaren van de gegevens noodzakelijk is om de klant een goede kwaliteit van dienstverlening te bieden of de klant te beschermen, bijvoorbeeld tegen geweld; Het bewaren van de gegevens noodzakelijk is in verband met een gerechtvaardigd belang van Foss & Partners. Bijvoorbeeld bij een lopende klachtenprocedure.

Foss & Partners bewaart cliëntgegevens 15 jaar, volgens de wettelijke termijn. Foss & Partners bespreekt het bewaren van inhoudelijke dossier gegevens (en het doel ervan) met de cliënt. Indien de cliënt niet akkoord is met het bewaren van inhoudelijke gegevens van het begeleidingstraject, kan deze vragen om gegevens uit het dossier te vernietigen voordat de wettelijke bewaartermijn verstreken is. De beslissing of gegevens vernietigd kunnen worden ligt bij de Foss & Partners. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan gegevens te vernietigen als die in het belang van iemand anders bewaard moeten worden. Als de cliënt niet meer onder begeleiding/behandeling is bij Foss & Partners worden de cliëntgegevens op inactief gezet in de beschermde omgeving van het cliëntvolgsysteem dat Foss & Partners gebruikt. In het kader van nazorg blijft het dossier 3 maanden na afloop beschikking op actief staan, tenzij de cliënt aangeeft dit niet te wensen. Mochten cliënten zich opnieuw aanmelden of worden verwezen, dan kan de opgeslagen informatie uit het dossier met toestemming van de cliënt worden gebruikt bij het hernieuwde traject. Het bewaren van inhoudelijke dossier informatie gebeurt in een afgeschemerde omgeving. Dossier informatie over de inhoud van het begeleidingscontact kan na afsluiten van het dossier alleen met toestemming van de cliënt worden geraadpleegd door geautoriseerde personen (directie en backoffice Foss & Partners). Zorginhoudelijke gegevens zijn na afloop van de begeleiding beperkt inzichtelijk, enkel voor directie en backoffice. Enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor financiële afhandeling en/of productieverantwoording richting betrokken gemeente/ verwijzer worden gedeeld. 

Correspondentie over de cliënten van Foss & Partners geschiedt bij werknemers en freelancers via het communicatie platform binnen het beveiligde cliëntvolgsysteem. Indien communicatie over cliënten via mail/What’s App/SMS onvermijdelijk is dan geschiedt deze communicatie uitsluitend zonder NAW, BSN en andere voor derden herleidbare gegevens. Foss & Partners gaat zeer zorgvuldig om met de privacy van cliënten. Mocht een derde partij of ketenpartner onverhoopt onzorgvuldig omgaan met privacy gevoelige informatie (bijvoorbeeld door onbeveiligd te mailen naar Foss & Partners), dan zal Foss & Partners deze partij hier direct op aanspreken en nagaan of en zo ja hoe de cliënt dient te worden geïnformeerd. Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan zal Foss & Partners dit aanhangig maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

De website van Foss & Partners is ‘ssl’ versleuteld (https) en daardoor veilig. Gegevens van onze bezoekers van de website worden niet door ons of derden opgeslagen en niet gebruikt voor reclame-uitingen, nieuwsbrieven, gegevensuitwisseling et cetera. Als een bezoeker van de website een vraagt heeft en het contactformulier invult, zal Foss & Partners het daar ingevulde e-mail adres gebruiken om antwoord op de gestelde vraag te geven. Foss & Partner verzamelt gegevens die inzicht geven in het gebruik van de website. Hiertoe maakt Foss & Partners gebruik van Google Analytics en heeft een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten. Dit betekent dat Foss & Partners in geen geval gegevens deelt met Google en dat gegevens anoniem worden verwerkt. Verzamelde gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden, zoals retargeting via social media of het Google Display Network. Analytics cookies worden geplaatst om te zien hoe vaak en welke onderdelen van de website worden bezocht, met als doel inzicht te verkrijgen in het gebruik van de verschillende onderdelen van de website en te zien waar gebruikers vandaan komen (aan de hand van het IP adres). Deze gegevens worden na 26 maanden verwijderd.